Templates - Gerenciamento

da Comunicação

Uma boa comunicação no projeto é um "Fator Crítico de Sucesso (FCS)" para gerenciar as expectativas do patrocinador e as partes interessadas. Se o patrocinador e as partes interessadas não se manterem bem informados sobre a situação atual do projeto, as chances de encontrarem problemas e dificuldades em relação aos diferentes níveis de expectativas serão muito maiores. De fato, em muitos casos em que surgem conflitos, não é pelo problema em si, mas pelo fato de o cliente ou o gerente ser surpreendido. Todos os projetos devem comunicar suas situações (Status) atuais. Isso inclui os relatórios da equipe do projeto para o gerente do projeto e os relatórios do gerente do projeto para o patrocinador e para as partes interessadas.

Os seguintes templates (formulários) irão ajudá-lo a gerenciar a Comunicação nos seus projetos

Todos os templates (formulários) estão no formato de Word, exceto onde indicado.

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Figura meramente ilustrativa

Agenda para Workshop

 

Este template é utilizado para criar uma agenda de reuniões ou Workshop. O template é utilizado para definir e comunicar as atividades, as normas e os participantes.

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Este template contém as seguintes seções:

- Informação do Workshop

- Participantes

- Normas

- Agenda

 

Ata da Reunião

 

O template Ata da Reunião é utilizado para documentar tudo que acontece na reunião.Todas as decisões tomadas e os itens de ação que forem abertos.

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Este template contém as seguintes seções:

- Data

- Hora

- Local

- Participantes

- Discussão

- Decisões

- Itens de Ação

 

Lista de Verificação dos Documentos

 

A Lista de Verificação dos Documentos é utilizada para determinar os tipos de documentos que serão incluídos no plano de gerenciamento de documentos, os tipos de documentos que serão adicionados ao repositório de documentos e outros.

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Este template contém as seguintes seções:

- Documentos pro fase

  - Planejamento

  - Análise

  - Designe

  - Construção

  - Testes

  - Implantação

 

Memorando

 

Este template é utilizado para criar todos os memorandos do projeto.

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Este template contém as seguintes seções:

- Para

- De

- Data

- Assunto

 

Plano de Comunicação

 

O plano de comunicação detalha as Partes Interessadas, as necessidades de informações, quantas vezes eles devem receber comunicações, o melhor formato para a comunicação, etc.

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Este template contém as seguintes seções:

- Criar um plano de Comunicação - Processo

- Entregas/Descrições

- Tipo

- Audiência Alvo

- Método de Distribuição

- Frequência

- Responsável

 

Plano de Gerenciamento da Comunicação

 

Esse template é utilizado para definir os requisitos em termos da comunicação do projeto. O Plano define os relatórios e as reuniões que serão necessárias, e o acesso e segurança as informações do projeto.

 

Este template contém as seguintes seções:

- Objetivo deste documento

- Relatórios que serão gerados

- Reuniões que serão realizadas

- Acessibilidade, distribuição e segurança da informação

- Aprovação do documento

 

Registro das Discussões da Reunião

 

Este template é utilizado para documentar as discussões, as decisões e os itens de ação de uma reunião.

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Este template contém as seguintes seções:

- Participantes

- Tópico

- Discussão

- Itens de Ação

- Pessoa responsável

- Data Esperada

 

Registro de Documentos

 

Este template é um simples registro que pode ser usado para rastrear todos os documentos criados pelo projeto.

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Este template contém as seguintes seções:

- Identificação do Documento

- Nome do Documento

- Data de Conclusão

- Autor

- Comentários

 

Registro dos Participantes da Reunião

 

Este simples template é usado para documentar os participantes que foram convidados para uma reunião e a situação relativa a participação ou não.

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Este template contém as seguintes seções:

- Participantes

- Ausências

 

Relatório de Andamento do Projeto

 

O Relatório de Andamento do projeto fornece informações sobre o desempenho do Projeto.

 

Este template contém as seguintes seções:

- Explicação do Desempenho do Projeto

- Realizações significativas

- Entregas planejadas

- Comentários adicionais / Destaques

- Anexos

 

Relatório de Andamento de Múltiplos Projetos

 

O template Relatório de Andamento de Múltiplos Projetos é no formato de um memorando. Ele foi projetado para ser utilizado para reportar o desempenho de múltiplos projetos. A estrutura do relatório é baseada nos marcos dos projetos.

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Este template contém as seguintes seções:

- Data de Reportagem

- Realizações

- Entregas planejadas para concluir no próximo período

- Outros Itens

- Comentários

- Problemas

- Mudanças

- Riscos

 

Relatório de Andamento dos Projetos - Sumário

 

Este template, Relatório de Andamento do Projeto – Sumário, é um sumário resumido de vários projetos. Este template pode ser mais apropriado para os executivos, como um relatório sumário.

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Este template contém as seguintes seções:

- Nome do Projeto

- Situação Atual dos Marcos (Milestones)

- Marcos (Milestones) Principais

- Situação Atual do Orçamento

- Pontos Altos do Último Mês

- Incidências Problemáticas / Mudanças de Escopo / Riscos

 

Relatório de Andamento Individual

 

Este template pode ser utilizado pelos membros da equipe para documentar e comunicar formalmente o progresso de suas atividades e entregas.

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Este template contém as seguintes seções:

- Situação Atual

- Realizações Significantes

- Atividades/Entregas Planejadas

- Problemas

- Comentários

 

Versão de Documentos

 

Este template é utilizado para manter o controle das versões dos documentos que serão criados no projeto e atualizados várias vezes durante o ciclo de vida.

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Este template contém as seguintes seções:

- Versão

- Data

- Autor

- Notas das Revisões

 

Benefício adicional. Quando você comprar qualquer um dos nossos Templates (Formulários), você será adicionado em nossa lista de contatos para receber o nosso Boletim Informativo, que contém muitas informações sobre Gerenciamento de Projeto e anúncios especiais periódicos. (Você poderá remover o seu nome a qualquer momento).